32% söluaukning á fyrsta árinu

Hvað gerist þegar fyrirtæki hættir að aðlaga reksturinn að takmörkunum hugbúnaðarins og fær í staðinn kerfi sem er hannað sérstaklega fyrir starfsemina?

Við hjá Vefsíður.is fengum það verkefni að þróa heildstætt heildsölu- og rekstrarkerfi sem myndi einfalda daglega starfsemi, bæta þjónustu við viðskiptavini og skapa betri forsendur fyrir áframhaldandi vexti.

Útkoman varð mun meira en hefðbundinn heildsöluvefur.

Við þróuðum stafrænt rekstrarumhverfi sem sameinar netverslun, viðskiptavinaaðganga, pöntunarstjórnun, birgðahald, tínslukerfi, rafræna reikningagerð, lokað skilaboðakerfi, aðgerðaskrá og miðlægt stjórnborð.

Á fyrsta árinu eftir innleiðingu kerfisins jókst sala fyrirtækisins um 32%.

Í þessari grein förum við yfir hvernig kerfið var hugsað, hvaða vandamál það leysir og hvers vegna sérhannaðar stafrænar lausnir geta skipt sköpum fyrir fyrirtæki í vexti.

Þegar reksturinn vex hraðar en kerfin

Flest fyrirtæki byrja með tiltölulega einfalda verkferla. Pantanir berast í tölvupósti, í gegnum síma eða með skilaboðum. Starfsfólk heldur utan um viðskiptavini, skráir pantanir og sér um að vörur komist á réttan stað.

Þetta getur gengið ágætlega þegar umfangið er lítið.

En eftir því sem viðskiptavinum fjölgar verður flóknara að halda utan um allt.

Sölumenn eyða tíma í að taka við pöntunum sem viðskiptavinir gætu auðveldlega skráð sjálfir. Lagerstarfsfólk þarf að túlka pöntunarlista og athuga hvort vörur séu til. Reikningar eru útbúnir í öðru kerfi og samskipti við viðskiptavini dreifast á mismunandi miðla.

Hver einasta pöntun getur því kallað á mörg handvirk skref.

Vandamálið er ekki endilega skortur á starfsfólki eða viðskiptavinum. Oft er vandamálið að kerfin og vinnuferlarnir hafa ekki þróast í takt við reksturinn.

Við vildum leysa þetta með einni heildstæðri lausn.

Markmiðið var að tengja saman allt ferlið, frá því að viðskiptavinur skoðar vöru þar til pöntun hefur verið tekin saman, afhent og reikningur sendur.

Heildsöluvefur sem er opinn allan sólarhringinn

Fyrsti hluti lausnarinnar var að þróa sérhannaðan B2B-heildsöluvef.

Ólíkt hefðbundinni netverslun er heildsöluvefur hannaður fyrir fyrirtæki sem panta reglulega, oft margar vörutegundir í einu og í mismunandi magni.

Viðskiptavinir þurfa að geta fundið réttar vörur hratt, skoðað verð, valið magn og lokið pöntun án óþarfa skrefa.

Þess vegna var lögð sérstök áhersla á notendaupplifun, hraða og skýra framsetningu.

Vefurinn býður upp á skipulagða vöruflokka, vörumerki, leit, síur, vörumyndir, lýsingar og innkaupakörfu sem hentar fyrirtækjaviðskiptum.

Viðskiptavinir geta skráð sig inn og lagt inn pantanir þegar þeim hentar, hvort sem það er á skrifstofunni, í versluninni eða heima að kvöldi.

Þetta breytir eðli söluferlisins.

Í stað þess að fyrirtækið þurfi að taka handvirkt við hverri pöntun verður vefurinn að sjálfstæðri sölurás sem er aðgengileg allan sólarhringinn.

Sölufólk getur þá varið meiri tíma í að byggja upp viðskiptasambönd, kynna nýjar vörur og afla nýrra viðskiptavina.

Sérstakur aðgangur fyrir hvern viðskiptavin

Einn af grunnþáttum kerfisins er að hver fyrirtækjaviðskiptavinur hefur sinn eigin aðgang.

Þegar viðskiptavinur skráir sig inn fær hann aðgang að heildsöluvefnum og þeim upplýsingum sem tengjast hans viðskiptum.

Þar getur hann skoðað vöruframboð, lagt inn pantanir og nálgast pöntunarsögu sína.

Þetta er sérstaklega mikilvægt í heildsölu þar sem stór hluti viðskiptanna byggist á endurteknum innkaupum.

Verslun sem pantar reglulega sömu vörur á ekki að þurfa að byrja allt ferlið frá grunni í hvert skipti.

Með því að halda utan um pantanir og viðskiptaupplýsingar á einum stað verður auðveldara fyrir viðskiptavini að skipuleggja innkaupin og fylgjast með fyrri viðskiptum.

Fyrirtækið fær jafnframt skýrari yfirsýn yfir viðskiptasambönd sín.

Pöntunarkerfi sem heldur utan um allt ferlið

Þegar viðskiptavinur leggur inn pöntun fer hún beint inn í miðlægt pöntunarkerfi.

Þar birtast upplýsingar um viðskiptavininn, pantaðar vörur, magn og stöðu pöntunarinnar.

Starfsfólk getur unnið úr pöntuninni án þess að þurfa að færa upplýsingar handvirkt úr tölvupósti eða skilaboðum.

Þetta skiptir miklu máli þegar fyrirtæki afgreiðir fjölda pantana á hverjum degi.

Miðlæga pöntunarkerfið gerir auðveldara að sjá hvaða pantanir hafa borist, hvaða pantanir eru í vinnslu og hvaða pantanir bíða afgreiðslu.

Það skapar skipulagðara vinnuflæði og minnkar líkur á að pantanir gleymist eða upplýsingar fari á milli mála.

En við vildum ganga lengra.

Það var ekki nóg að taka við pöntunum rafrænt. Kerfið þurfti líka að auðvelda starfsfólki að taka vörurnar saman.

Þar kom tínslukerfið til sögunnar.

Tínslukerfi sem er hannað fyrir raunverulegan lagerrekstur

Einn mikilvægasti hluti lausnarinnar er sérhannað tínslukerfi.

Í heildsölu er ekki nóg að taka við pöntun. Það þarf að finna réttar vörur, taka saman rétt magn, tryggja að ekkert vanti og undirbúa afhendingu.

Þegar pantanir innihalda margar mismunandi vörur getur þetta orðið tímafrekt og mistök kostnaðarsöm.

Við þróuðum því stafrænt tínsluferli sem tengist pöntunarkerfinu.

Þegar pöntun berst er hægt að útbúa tínslulista með þeim vörum sem þarf að taka saman.

Starfsfólk fær skýra sundurliðun á vörum og magni og getur unnið kerfisbundið í gegnum pöntunina.

Hægt er að fylgjast með framvindu tínslunnar og aðgreina þær vörur sem hafa verið teknar saman frá þeim sem enn vantar.

Þannig verður auðveldara að halda utan um margar pantanir samtímis.

Tínslukerfið er hugsað fyrir hraða, nákvæmni og einfaldleika.

Starfsmaður á ekki að þurfa að leita að upplýsingum í mörgum gluggum eða fletta í gegnum óskipulagða lista.

Hann á að geta opnað pöntun, séð nákvæmlega hvað þarf að taka saman og unnið sig í gegnum verkefnið.

Vel útfært tínslukerfi getur dregið úr rangri afgreiðslu, stytt tímann sem fer í hverja pöntun og bætt yfirsýn yfir lagerstarfsemina.

Þetta er einn af þeim eiginleikum sem gera lausnina að raunverulegu rekstrarkerfi en ekki bara netverslun.

Vöru- og birgðastjórnun á einum stað

Heildsölufyrirtæki þurfa að geta brugðist hratt við breytingum á vöruframboði.

Nýjar vörur koma á markað, verð breytast, vörur seljast upp og ný vörumerki bætast við.

Þess vegna var mikilvægt að gera vörustjórnunina eins einfalda og mögulegt er.

Í stjórnborði kerfisins er hægt að stofna vörur, breyta lýsingum, uppfæra myndir, halda utan um vöruflokka og stjórna verðupplýsingum.

Birgðaupplýsingar eru einnig hluti af rekstrarumhverfinu.

Markmiðið er að starfsfólk hafi aðgang að þeim upplýsingum sem þarf til að halda vöruframboði uppfærðu og afgreiða pantanir á skilvirkan hátt.

Þetta dregur úr þörfinni fyrir að vinna með aðskilda vörulista og minnkar handvirkt utanumhald.

Þegar fyrirtæki bætir við nýjum vörumerkjum eða stækkar vöruframboðið getur kerfið þróast með því.

Reikningagerð beint úr heildsölukerfinu

Eftir að pöntun hefur verið afgreidd tekur við annar mikilvægur hluti rekstrarins: reikningagerð.

Í mörgum fyrirtækjum er þetta sérstakt ferli þar sem upplýsingar eru færðar úr pöntunarkerfi yfir í bókhaldskerfi.

Við vildum einfalda þetta.

Þess vegna var reikningagerð tengd beint við heildsölukerfið.

Hægt er að útbúa reikning út frá pöntun og senda hann rafrænt til viðskiptavinarins.

Reikninga er hægt að senda bæði í heimabanka viðskiptavinarins og með tölvupósti, beint í gegnum kerfið.

Þetta þýðir að starfsfólk þarf ekki að endurskrá sömu pöntunarupplýsingar handvirkt til að senda reikning.

Reikningurinn tengist viðkomandi viðskiptum og verður hluti af skipulögðu söluferli.

Fyrir fyrirtæki sem afgreiðir fjölda pantana getur slík samþætting sparað töluverða vinnu.

Hún getur jafnframt minnkað líkur á skráningarvillum og gert ferlið frá pöntun til innheimtu einfaldara.

Lokað skilaboðakerfi fyrir viðskiptavini

Góð viðskipti byggjast ekki eingöngu á pöntunum og afhendingum.

Samskipti við viðskiptavini eru jafn mikilvæg.

Í hefðbundnum rekstri geta fyrirspurnir borist með tölvupósti, símtölum, samfélagsmiðlum og skilaboðaforritum.

Þegar samskiptin dreifast á marga staði getur orðið erfitt að halda utan um þau.

Þess vegna er lokað skilaboðakerfi innbyggt í heildsölulausnina.

Viðskiptavinir geta sent skilaboð til fyrirtækisins í gegnum sinn eigin aðgang.

Starfsfólk getur svarað fyrirspurnum og haldið utan um samskiptin innan sama kerfis og pantanir og viðskiptavinaupplýsingar eru varðveittar.

Þetta skapar miðlæga samskiptaleið og einfaldar eftirfylgni.

Skilaboðakerfið er aðgangsstýrt þannig að samskipti fara fram innan lokaðs viðskiptaumhverfis.

Markmiðið er að bæta þjónustu og gera samskipti skipulagðari, án þess að viðskiptavinir þurfi að nota margar mismunandi samskiptaleiðir.

Aðgerðaskrá sem eykur rekjanleika

Þegar margir starfsmenn vinna í sama kerfi skiptir máli að geta séð hvað hefur verið gert og hvenær.

Þess vegna var aðgerðaskrá innbyggð í lausnina.

Aðgerðaskráin heldur utan um skráðar breytingar og aðgerðir innan kerfisins.

Hún getur meðal annars nýst til að rekja breytingar á vörum, verðupplýsingum, pöntunum og viðskiptavinaupplýsingum.

Þannig geta stjórnendur séð hvaða aðgerðir voru framkvæmdar, hvenær þær áttu sér stað og hver framkvæmdi þær, eftir því hvaða aðgerðir eru skráðar.

Þetta skiptir sérstaklega miklu máli í rekstri þar sem margir starfsmenn hafa aðgang að sömu upplýsingum.

Ef verð breytist óvænt, pöntun er uppfærð eða upplýsingar eru leiðréttar er mikilvægt að geta skoðað breytingasöguna.

Aðgerðaskráin eykur gagnsæi og auðveldar stjórnendum að hafa yfirsýn yfir starfsemina.

Hún er jafnframt mikilvægur hluti af faglegu rekstrarumhverfi þar sem rekjanleiki og ábyrgð skipta máli.

Miðlægt stjórnborð fyrir allan reksturinn

Allir þessir eiginleikar tengjast í einu stjórnborði.

Þar getur starfsfólk nálgast pantanir, vörur, birgðaupplýsingar, viðskiptavini, skilaboð, reikninga og aðgerðaskrá.

Í stað þess að skipta stöðugt á milli mismunandi hugbúnaðarlausna er hægt að sinna stórum hluta daglegra verkefna í sama umhverfi.

Stjórnborðið var hannað með það í huga að vera skýrt og auðvelt í notkun.

Markmiðið var ekki að fylla skjáinn af upplýsingum og aðgerðum heldur að gera mikilvægustu verkefnin aðgengileg þegar starfsfólk þarf á þeim að halda.

Gott stjórnborð á að stytta leiðina að upplýsingum.

Starfsmaður sem þarf að afgreiða pöntun á að geta fundið hana strax.

Sá sem sér um vörur á að geta uppfært vörulistann án flókinna skrefa.

Stjórnandi á að geta nálgast rekstrarupplýsingar án þess að þurfa að safna þeim handvirkt saman.

Þannig verður kerfið hluti af daglegu vinnuflæði fyrirtækisins.

Allt ferlið tengt saman

Það sem gerir þessa lausn sérstaka er ekki einn einstakur eiginleiki heldur hvernig allir hlutar kerfisins vinna saman.

Ferlið getur hafist þegar viðskiptavinur skráir sig inn á heildsöluvefinn.

Hann skoðar vöruframboðið, velur þær vörur sem hann þarf og sendir inn pöntun.

Pöntunin birtist í stjórnborði fyrirtækisins.

Þaðan er hægt að hefja afgreiðslu og útbúa tínslulista.

Lagerstarfsfólk tekur vörurnar saman og vinnur sig í gegnum pöntunina.

Þegar pöntunin er tilbúin er hægt að útbúa reikning og senda hann rafrænt í heimabanka og tölvupóst viðskiptavinarins.

Ef viðskiptavinurinn hefur spurningar getur hann haft samband í gegnum lokaða skilaboðakerfið.

Á sama tíma skráir aðgerðaskráin þær aðgerðir og breytingar sem kerfið er stillt til að rekja.

Allt ferlið er því tengt saman.

Frá fyrstu heimsókn á heildsöluvefinn til pöntunar, tínslu, afhendingar og reikningagerðar.

Þetta er mun umfangsmeiri lausn en hefðbundin netverslun.

Hönnun sem tekur mið af raunverulegri notkun

Við hjá Vefsíður.is teljum að góður hugbúnaður eigi ekki að vera flókinn í notkun þótt tæknin á bak við hann sé umfangsmikil.

Þess vegna var sérstök áhersla lögð á notendaupplifun.

Viðskiptavinir eiga að geta pantað vörur hratt og auðveldlega.

Lagerstarfsfólk á að geta unnið eftir skýrum tínslulistum.

Starfsfólk í afgreiðslu á að geta fundið pantanir og reikninga án óþarfa fyrirhafnar.

Stjórnendur eiga að geta fylgst með starfseminni og nálgast mikilvægar upplýsingar á einum stað.

Viðmótið þarf jafnframt að virka vel í mismunandi tækjum.

Viðskiptavinur sem pantar úr símanum á að fá jafn skýra upplifun og sá sem notar tölvu.

Þetta snýst ekki aðeins um útlit.

Það snýst um að fækka óþarfa skrefum, gera upplýsingar aðgengilegar og hjálpa fólki að ljúka verkefnum hraðar.

Besta hönnunin er sú sem gerir flókin verkefni einföld.

Kerfi sem getur vaxið með fyrirtækinu

Einn helsti kosturinn við sérhannaðar hugbúnaðarlausnir er sveigjanleikinn.

Fyrirtæki eru ólík og þarfir þeirra breytast með tímanum.

Það sem hentar fyrirtæki í dag þarf ekki endilega að henta því eftir tvö ár.

Þess vegna er mikilvægt að byggja kerfi sem hægt er að þróa áfram.

Nýir vöruflokkar, fleiri viðskiptavinir, breyttir verkferlar og nýjar samþættingar geta kallað á frekari þróun.

Með sérhönnuðu kerfi er hægt að aðlaga lausnina að starfseminni í stað þess að neyða fyrirtækið til að laga sig að takmörkunum tilbúins hugbúnaðar.

Þetta getur verið sérstaklega verðmætt fyrir fyrirtæki sem eru í örum vexti.

Kerfið verður þá ekki bara tæki til að halda utan um núverandi starfsemi heldur grunnur fyrir áframhaldandi þróun.

Árangurinn: 32% söluaukning á fyrsta ári

Á fyrsta árinu eftir að heildsölukerfið var tekið í notkun jókst sala fyrirtækisins um 32%.

Þetta er eftirtektarverður árangur.

Kerfið var þróað til að gera söluferlið einfaldara, bæta aðgengi viðskiptavina að vörum og skapa skilvirkara vinnuumhverfi fyrir starfsfólk.

Með því að sameina mikilvægustu rekstrarþættina í einni lausn fékk fyrirtækið betri forsendur til að sinna auknum umsvifum.

Viðskiptavinir gátu lagt inn pantanir allan sólarhringinn.

Pantanir fóru inn í miðlægt kerfi.

Tínsluferlið varð hluti af stafrænu vinnuflæði.

Reikninga var hægt að senda beint úr kerfinu.

Samskipti við viðskiptavini og rekjanleiki aðgerða voru einnig hluti af sömu lausn.

Söluaukningin varð á fyrsta árinu eftir innleiðinguna. Ekki er hægt að fullyrða að hugbúnaðurinn einn hafi orsakað alla aukninguna, enda hafa fleiri þættir áhrif á sölu fyrirtækja.

Verkefnið sýnir engu að síður hvernig sérhannaður hugbúnaður getur skapað sterkan rekstrargrunn og stutt við áframhaldandi vöxt.

Hvað geta önnur fyrirtæki lært af þessu?

Mörg fyrirtæki líta enn á vefsíður og hugbúnað sem aðskilin verkefni.

Vefsíðan á að kynna fyrirtækið.

Netverslunin á að taka við pöntunum.

Bókhaldskerfið á að sjá um reikninga.

Annað kerfi heldur utan um birgðir og samskiptin fara fram í tölvupósti.

En hvað ef hægt væri að tengja þessa þætti saman?

Hvað ef viðskiptavinir gætu sjálfir lagt inn pantanir, starfsfólk gæti afgreitt þær í skipulögðu kerfi og reikningagerðin væri hluti af sama ferli?

Hvað ef stjórnendur hefðu betri yfirsýn og gætu eytt minni tíma í handvirkt utanumhald?

Þetta eru spurningarnar sem við viljum hjálpa fyrirtækjum að svara.

Sérhannaðar stafrænar lausnir geta meðal annars hjálpað fyrirtækjum að:

• Einfalda daglegan rekstur.
• Draga úr endurtekinni handavinnu.
• Bæta þjónustu við viðskiptavini.
• Stytta pöntunar- og afgreiðsluferli.
• Auka yfirsýn yfir vörur, pantanir og sölu.
• Bæta rekjanleika og skipulag.
• Tengja saman kerfi og vinnuferla.
• Skapa betri forsendur fyrir aukinni sölu.
• Styðja við áframhaldandi vöxt.

Þetta á ekki eingöngu við um heildsölufyrirtæki.

Sömu hugmyndafræði er hægt að beita í verslunum, þjónustufyrirtækjum, framleiðslu, dreifingu, bókunarþjónustu og fjölmörgum öðrum atvinnugreinum.

Við smíðum ekki bara vefsíður. Við þróum lausnir fyrir reksturinn.

Hjá Vefsíður.is er markmiðið að hjálpa fyrirtækjum að nýta tæknina til fulls.

Við hönnum og þróum sérsniðnar netverslanir, heildsölukerfi, pöntunarkerfi, bókunarkerfi, stjórnborð og aðrar stafrænar lausnir.

Við byrjum á því að skoða þarfir fyrirtækisins.

Hvaða verkefni taka mestan tíma?

Hvar verða mistök?

Hvaða ferla væri hægt að einfalda?

Hvernig væri hægt að bæta upplifun viðskiptavina?

Og hvaða tæknilausnir gætu skapað mestan ávinning?

Út frá því þróum við lausnir sem eru byggðar fyrir raunverulegan rekstur.

Ekki bara til að líta vel út á skjá, heldur til að vera notaðar á hverjum degi.

Þegar rétt er staðið að þróun getur vefsíða orðið miklu meira en kynningarsíða. Hún getur orðið einn mikilvægasti hluti rekstrarins.

Er þitt fyrirtæki tilbúið fyrir næsta skref?

Hvort sem þú rekur heildsölu, verslun, þjónustufyrirtæki eða annars konar starfsemi getum við hjálpað þér að skoða hvernig sérhannað kerfi gæti einfaldað reksturinn.

Við þróum lausnir sem taka mið af þínum þörfum, þínum viðskiptavinum og þínum markmiðum.

Hafðu samband við Vefsíður.is og segðu okkur frá verkefninu þínu.

Vefsíður.is – Meira en bara vefsíður.